Na temelju odredbe članka 61. Statuta Zavoda za hitnu medicinu Primorsko-goranske županije (od dana 26.02.2019.g., Broj: 02-I-18/38-19-pročišćeni tekst ), Upravno vijeće Zavoda za hitnu medicinu Primorsko-goranske županije, sukladno Uputi Primorsko-goranske županije o postupanju u nabavi roba, radova ili usluga (KLASA: 024-01/23-01/13, URBROJ: 2170-01-01/6-23-5 od dana 03.04.2023.g.) na svojoj 38. sjednici, održanoj dana 31. svibnja 2023. g. donijelo je sljedeću

UPUTU O POSTUPANJU
U POSTUPCIMA NABAVE ROBA, RADOVA I USLUGA

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovom Uputom utvrđuje se način postupanja u provođenju postupaka nabave roba, radova i usluga procijenjene vrijednosti do 26.540,00 eura za nabavu roba i usluga, odnosno do 66.360,00 eura za nabavu radova (u daljnjem tekstu: jednostavna nabava), a za koje sukladno odredbama Zakona o javnoj nabavi (NN 120/16, 114/22-u daljnjem tekstu: Zakon) ne postoji obveza provođenja postupka javne nabave.

Postupci jednostavne nabave provode se na način koji omogućava učinkovitu i transparentnu nabavu te ekonomično, svrhovito i zakonito trošenje proračunskih sredstava.

Izračun procijenjene vrijednosti nabave propisan ovom Uputom temelji se na ukupnom iznosu, bez poreza na dodanu vrijednost (PDV-a).

2. PROVEDBA POSTUPKA JEDNOSTAVNE NABAVE PROCIJENJENE VRIJEDNOSTI MANJE OD 2.650,00 EURA

Članak 2.

Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti do 2.650,00 eura provodi se u pravilu izdavanjem narudžbenica, odnosno sklapanjem ugovora, ovisno o predmetu nabave, na temelju najmanje jedne ili više dostavljenih ponuda. 

Ponuda gospodarskog subjekta mora sadržavati sve potrebne podatke za izradu narudžbenice odnosno sklapanje ugovora.

3. PROVEDBA POSTUPKA JEDNOSTAVNE NABAVE PROCIJENJENE VRIJEDNOSTI VEĆE OD 2.650,00 EURA, A MANJE OD 9.300,00 EURA

Članak 3.

Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 2.650 eura i manje od 9.300,00 eura provodi se na način da se otvara poseban predmet sukladno propisima koji se odnose na uredsko poslovanje, uz navođenje evidencijskog broja nabave iz Plana nabave u nazivu predmeta.

Članak 4.

Postupak jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 2.650 eura pokreće se Odlukom o pokretanju postupka jednostavne nabave i imenovanju ovlaštenih predstavnika za pripremu i provedbu postupka, a kojom se imenuju najmanje tri ovlaštena predstavnika od kojih su najmanje dva imenovana za provedbu postupka jednostavne nabave i najmanje jedan zadužen za troškovnik i tehničke specifikacije nabave. Odluku o pokretanju postupka jednostavne nabave potpisuje ravnatelj Zavoda, a imenovani ovlašteni predstavnici ne moraju posjedovati važeći certifikat u području javne nabave.

Ovlašteni predstavnik zadužen za troškovnik i tehničke specifikacije ne sudjeluje u pregledu i ocjeni ponuda.

Imenovani ovlašteni predstavnici za provedbu postupaka jednostavnih nabava u sklopu projekata sufinanciranih sredstvima Europske unije, dužni su potpisati Izjave o postojanju ili nepostojanju sukoba interesa.

Nacrt Odluke o pokretanju postupka jednostavne nabave i imenovanju ovlaštenih predstavnika za pripremu i provedbu postupka priložen je ovoj Uputi i čini njen sastavni dio (Prilog 1.).

Članak 5.

Ovlašteni predstavnici u okviru svojih ovlasti pripremaju i provode postupak propisan odredbama ove Upute uz primjenu odgovarajućih zakona i podzakonskih potpisa, a osobito:

• predlažu gospodarske subjekte kojima će biti upućen poziv na dostavu ponude,
• izrađuju poziv na dostavu ponude, definiraju uvjete, dokaze sposobnosti, tražena jamstva i ostale dokumente koje su ponuditelji u obvezi dostaviti
• otvaraju ponude, obavljaju pregled i ocjenu ponuda, izrađuju zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda s prijedlogom odabira ponude kojim ravnatelju predlažu odabir najpovoljnije ponude sukladno kriteriju za odabir ponude ili poništenje postupka nabave,
• sudjeluju u ostalim aktivnostima vezanim za provođenje postupaka jednostavne nabave

Članak 6.

Poziv na dostavu ponude u postupku jednostavne nabave potpisuje ravnatelj Zavoda.

Pozivu na dostavu ponude u postupku jednostavne nabave obavezno se prilaže troškovnik, a isti može sadržavati zahtjeve i uvjete vezane za predmet nabave, kriterije koji će se primjenjivati za kvalitativni odabir gospodarskog subjekta (osnove za isključenje, kriterije za odabir gospodarskog subjekta.uvjete sposobnosti), kriterije za odabir ponude, bitne i posebne uvjete za izvršenje ugovora te druge potrebne podatke, dokumente i informacije koje gospodarskom subjektu omogućuju izradu i dostavu ponude.

Poziv na dostavu ponude mora biti jasan, razumljiv i nedvojben te izrađen na način da sadrži sve potrebne podatke koji ponuditelju omogućavaju izradu ponude.

Članak 7.

Odabir ponuditelja vrši se na temelju zatražene najmanje tri ponude koje su prikupljene na dokaziv način (elektroničkom poštom, putem ovlaštenog pružatelja poštanskih usluga ili druge odgovarajuće kurirske službe i dr.)

Odredba stavka 1. ovog članka ne primjenjuje se u slučaju:

• nabave usluga od ponuditelja čiji se odabir predlaže zbog specijalističkih stručnih znanja i posebnih okolnosti
• nabave robe zbog posebnih okolnosti ili po posebnim uvjetima
• kada zbog razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava ugovor može izvršiti samo određeni ponuditelj
• kada nije dostavljena niti jedna ponuda, a postupak jednostavne nabave se ponavlja
• žurne nabave, uzrokovane događajima koji se nisu mogli predvidjeti

O tijeku pregleda i odabira ponude sastavlja se zapisnik, a s odabranim ponuditeljem se sklapa ugovor.

4. PROVEDBA POSTUPKA JEDNOSTAVNE NABAVE PROCIJENJENE VRIJEDNOSTI JEDNAKE ILI VEĆE OD 9.300,00 EURA, A MANJE OD 26.540,00 EURA, ODNOSNO 66.360,00 EURA

Članak 8.

Postupak jednostavne nabave čija je procijenjena vrijednost jednaka ili veća od 9.300,00 eura i manja od 26.540,00 eura za nabavu roba i usluga, odnosno 66.360,00 eura za nabavu radova, provodi se u pravilu, putem EOJN RH, pozivom na dostavu ponude najmanje tri gospodarska subjekta, osim u slučaju nabave iz članka 7. stavka 2. Upute.

U postupku jednostavne nabave radova procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 26.540,00 eura ukoliko se isti provodi javnom objavom postupka jednostavne nabave u EOJN RH Zavod je dužan poveznicu na postupak nabave u EOJN RH objaviti i na internetskim stranicama Zavoda.

U postupku jednostavne nabave radova procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 26.540,00 eura ukoliko se isti planira provesti putem EOJN RH, ali ne javnom objavom postupka jednostavne nabave, Zavod je dužan na svojim internetskim stranicama prije pokretanja postupka nabave, u trajanju najmanje 5 dana, objaviti obavijest o namjeri provođenja postupka jednostavne nabave. 

Na temelju obavijesti o namjeri provođenja postupka gospodarski subjekt može iskazati interes za sudjelovanje u predmetnom postupku jednostavne nabave temeljem kojeg su mu članovi stručnog povjerenstva za provedbu postupka jednostavne nabave dužni, putem EOJN RH, uputiti poziv za sudjelovanje u postupku jednostavne nabave.

U postupku jednostavne nabave radova procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 26.540,00 eura, koji se ne provodi putem EOJN RH, Zavod je dužan poziv na dostavu ponuda sa svim prilozima objaviti i na internetskoj stranici Zavoda.

Članak 9.

Za jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 9.300,00 eura i manje od 26.540,00 eura za nabavu roba i usluga, odnosno 66.360,00 eura za nabavu radova, u Pozivu na dostavu ponude se od ponuditelja mora tražiti da dostave:

• dokaz pravne i poslovne sposobnosti (upis u sudski, obrtni, strukovni ili drugi odgovarajući registar, zahtjevanu suglasnost ili sl.)
• potvrdu porezne uprave o nepostojanju duga s osnove dospjelih poreznih obveza i obveza za mirovinsko i zdravstveno osiguranje ne stariju od 90 dana računajući do dana isteka roka za dostavu ponuda.

Za jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 9.300,00 eura i manje od 26.540,00 eura za nabavu roba i usluga, odnosno 66.360,00 eura za nabavu radova, u Pozivu na dostavu ponude se od ponuditelja može zatražiti da dostavi:

• dokaze o financijskoj sposobnosti,
• dokaze o tehničkoj i stručnoj sposobnosti,
• jamstvo za ozbiljnost ponude,
• ostale odgovarajuće dokumente vezane za predmet nabave,
• zatražene uzorke.

Za jednostavu nabavu radova u vrijednosti jednakoj ili većoj od 26.540,00 eura do 66.360,00 eura u ugovoru o nabavi se od ponuditelja mora zatražiti jamstvo za uredno ispunjenje ugovora za slučaj povrede ugovornih obveza.

Sve dokumente iz stavka 1. i 2. ovog članka, osim jamstava koji se dostavljaju u izvorniku, ponuditelji mogu dostaviti u neovjerenoj preslici. Neovjerenom preslikom smatra se i neovjereni ispis elektroničke isprave. Ovlašteni predstavnici mogu od nadležnog tijela zatražiti provjeru dostavljenih dokumenata.

Poziv na dostavu ponude upućuje se elektroničkom poštom, putem ovlaštenog pružatelja poštanskih usluga ili druge odgovarajuće kurirske službe ili na drugi dokaziv način, u pravilu, na adrese najmanje tri gospodarska subjekta. Broj gospodarskih subjekata koji se pozivaju mora biti dovoljan da osigura istinsko natjecanje.

Odredba stavka 5. ovog članka ne primjenjuje se u slučaju:

• nabave usluga od ponuditelja čiji se odabir predlaže zbog specijalističkih stručnih znanja, programskih rješenja
• nabave robe zbog posebnih okolnosti ili po posebnim uvjetima
• kada zbog razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava ugovor može izvršiti samo određeni ponuditelj
• kada nije dostavljena niti jedna ponuda, a postupak jednostavne nabave se ponavlja
• žurne nabave, uzrokovane događajima koji se nisu mogli predvidjeti

Članak 10.

Ponuditelji dostavljaju svoje ponude na adresu i u roku za dostavu ponuda navedenom u Pozivu na dostavu ponude. 

Rok za dostavu ponuda mora biti primjeren predmetu nabave i ne može biti kraći od 5 dana od dana slanja Poziva na dostavu ponuda, osim u slučaju žurne nabave. Sve do isteka roka za dostavu ponuda ponuditelj može svoju ponudu izmjeniti, dopuniti ili povući.

Ponude koje stignu nakon isteka roka za dostavu ponuda neće se otvarati, već će se iste označiti kao nepravovremene te se kao takve vratiti gospodarskim subjektima koji su ih dostavili.

Ponude se dostavljaju u zatvorenim omotnicama. Na omotnici ponude mora biti naznačeno: naziv i adresa naručitelja, naziv i adresa ponuditelja, evidencijski broj nabave, naziv predmeta nabave na koju se ponuda odnosi te naznaka „ne otvaraj“.

Primitak ponuda evidentira se u Upisniku pošte te se na zatvorenoj omotnici ponude naznačuje datum i vrijeme primitka. Potom se ponuda predaje zaposleniku zaduženom za postupke nabave koji svaku pravodobno dostavljenu ponudu upisuje u Upisnik primljenih ponuda (Prilog 4.) te istoj dodijeljuje broj prema redoslijedu zaprimanja.

U postupku jednostavne nabave ne provodi se javno otvaranje ponuda, osim ako je drugačije određeno pozivom na dostavu ponuda.

Za odabir ponude dovoljna je jedna pristigla ponuda koja mora udovoljiti svim uvjetima i zahtjevima iz poziva na dostavu ponude. 

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda s prijedlogom odabira ponude vode ovlašteni predstavnici (Prilog 5.).

Kriterij za odabir ponude su najniža cijena i/ili ekonomski najpovoljnija ponuda.

Ukoliko je kriterij odabira ekonomski najpovoljnija ponuda, osim kriterija cijene mogu se koristiti i drugi različiti kriteriji povezani s predmetom nabave, npr. kvaliteta, tehničke prednosti, estetske i funkcionalne osobine, operativni troškovi, ekonomičnost, rok isporuke, jamstveni rok i dr.  

Uz kriterij odabira odabrani ponuditelj mora ispuniti i ostale uvjete i zahtjeve, ako su zatraženi u pojedinom postupku jednostavne nabave.

U slučaju da su pristigle jedna ili više ponuda s istom cijenom odnosno istim brojem bodova, odabire se ona ponuda koja je primljena ranije.

Odluku o odabiru ili Odluku o poništenju s obrazloženjem donosi ravnatelj temeljem dostavljenog prijedloga ovlaštenih predstavnika.

Postupak jednostavne nabave će se poništiti ako nastupe okolnosti zbog kojih ne bi došlo do pokretanja postupka da su bile poznate prije, ako nije dostavljena niti jedna ponuda, odnosno ako niti jedna dostavljena ponuda ne ispunjava tražene uvjete i zahtjeve iz dokumentacije o nabavi te ako je cijena ponude veća od osiguranih sredstava za nabavu ili prelazi visinu pragova jednostavne nabave roba, radova i usluga ili iz nekih drugih opravdanih razloga.

Odluka o odabiru ili Odluka o poništenju se dostavlja na dokaziv način svakom ponuditelju u postupku jednostavne nabave. Odabranom ponuditelju se uz Odluku o odabiru mogu dostaviti i potpisani primjerci ugovora o nabavi. 

5. SKLAPANJE, IZVRŠAVANJE UGOVORA I REGISTAR UGOVORA

Članak 11.

S odabranim ponuditeljem sklapa se ugovor koji mora biti u skladu s uvjetima određenim u Pozivu na dostavu ponude i odabranom ponudom ponuditelja.

Ugovor iz stavka 1. ovog članka sklapa se po donošenju Odluke o odabiru, a najkasnije u roku od 30 dana od dana donošenja iste.

Kontrolu nad izvršenjem sklopljenih ugovora provodi Odjel financijsko-računovodstvenih poslova. Osoba za praćenje realizacije ugovora ne smije biti imenovani ovlašteni predstavnik za provedbu postupka jednostavne nabave.

Sadržaj kontrole, ovisno o sadržaju pojedinog ugovora/narudžbenice između ostalog podrazumijeva:

• preuzimanje i pohranjivanje atesta, jamstava, certifikata i dr.
• preuzimanje i kontrola ugovorene kvalitete i količine predmeta nabave
• reklamacije u slučajevima nepravilne isporuke ili nepoštivanja rokova
• ovjeravanje prateće dokumentacije (otpremnica, računa i dr.)
• prema potrebi iniciranje naplate jamstva za usredno ispunjenje ugovora za slučaj povrede ugovornih obveza ili jamstva za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku

Članak 12.

Zavod je dužan ustrojiti registar ugovora jednostavne nabave čija je vrijednost bez PDV-a jednaka ili veća od 2.650,00 eura, te isti zajedno sa svim izmjenama i dopunama objaviti u standardiziranom obliku u EOJN RH te na internetskim stranicama Zavoda.

Kod postupaka jednostavne nabave u kojima se predmet nabave dostavlja putem narudžbenica, u registar ugovora unosi se ukupni iznos za taj predmet neovisno o broju narudžbenica izdanih tijekom godine.

6. OSTALE ODREDBE

Članak 13.

Na sva pitanja jednostavne nabave koja nisu uređena odredbama ove Upute na odgovarajući se način mogu primjeniti odredbe Zakona i podzakonskih akata iz područja javne nabave.

Članak 14.

Stupanjem na snagu ove Upute prestaje važiti Uputa o postupanju u postupcima nabave robe, radova i usluga, od dana 30.09.2019.g., Broj: 02-I-18/78-19.

Postupci nabave pokrenuti do stupanja na snagu ove Upute, a u kojima nisu sklopljeni ugovori ili izdane narudžbenice dovršiti će se prema odredbama Upute o postupanju u postupcima nabave robe, radova i usluga od 30.09.2019.g., Broj: 02-I-18/78-19.

Članak 15.

Ova Uputa stupa na snagu danom donošenja iste.

Predsjednik Upravnog vijeća
Goran Gržančić, dr.med.,spec.HM
Broj: 02-I-18/43-23
U Rijeci, 31. svibnja 2023.g.

---

Prilog 1 (ODLUKU O POKRETANJU POSTUPKA JEDNOSTAVNE NABAVE I IMENOVANJU OVLAŠTENIH PREDSTAVNIKA ZA PRIPREMU I PROVEDBU POSTUPKA) Prilog 2 (Poziv na dostavu ponude u postupku jednostavne nabave) Prilog 3 (PONUDBENI LIST) Prilog 4 (UPISNIK PRIMLJENIH PONUDA U POSTUPKU JEDNOSTAVNE NABAVE) Prilog 5 (ZAPISNIK O OTVARANJU, PREGLEDU I OCJENI PONUDA)