Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00, 65/09 i 125/11), Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04 i 106/07), Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02) i Statuta Zavoda za hitnu medicinu Primorsko – goranske županije, ravnatelj Zavoda za hitnu medicinu Primorsko – goranske županije donosi sljedeći
PRAVILNIK
O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA
ZAVODA ZA HITNU MEDICINU PRIMORSKO – GORANSKE ŽUPANIJE
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (u daljnjem tekstu: Pravilnik) uređuje se prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Zavoda za hitnu medicinu Primorsko – goranske županije (u daljnjem tekstu: Zavod), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Članak 2.
Sastavni dio ovog Pravilnika je Popis arhivskog i registraturnog gradiva Zavoda za hitnu medicinu Primorsko – goranske županije s rokovima čuvanja koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Zavoda.
Članak 3.
Pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:
Registraturno gradivo čini cjelokupna dokumentacija (cjelina zapisa i dokumenata) primljena ili nastala djelovanjem i radom Zavoda.
Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva, a čine ga izvorni i reproducirani (pisani, crtani, tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni) zapisi ili dokumenti koji su nastali u obavljanju djelatnosti Zavoda, a za koje je zakonskim propisima i ovim Pravilnikom utvrđeno čuvanje kao arhivskog gradiva.
Javno arhivsko ili javno registraturno gradivo jest gradivo nastalo djelovanjem i radom Zavoda kao javne ustanove, te se pojmovi arhivsko ili registraturno gradivo koji su korišteni u ovom Pravilniku smatraju javnim arhivskim ili registraturnim gradivom.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je gradivo za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji, a može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Popis arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja je popis koji sadrži popis svih kategorija arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u Zavodu i njihove rokove čuvanja. Na osnovi ovog Popisa obavlja se odabiranje arhivskog gradiva (kategorija koja ima rok čuvanja – trajno) ili izlučivanje registraturnog gradiva (kategorija s utvrđenim rokovima čuvanja).
Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, upisnik, zapisnik i slično).
Pismohrana (arhiv) je sastavni dio pisarnice. U pismohrani se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.
Članak 4.
Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Zavoda od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi te da li je registrirano ili evidentirano.
Voditelj svake ustrojbene jedinice Zavoda odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u okviru poslovanja ustrojbene jedinice.
Članak 5.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Zavoda predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.
II. OBVEZE ZAVODA
Članak 6.
Kao stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i registraturnog gradiva Zavod je obvezan:
- gradivo savjesno čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje Državnom arhivu u Rijeci (u daljnjem tekstu: DAR),
- dostavljati na zahtjev DAR popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim,
- pribavljati mišljenje DAR prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva,
- nakon što je arhivsko gradivo odabrano, osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva kojem još nisu protekli rokovi čuvanja,
- redovito periodički izlučivati gradivo kojem su istekli rokovi čuvanja,
- pridržavati se uputa DAR glede zaštite gradiva,
- omogućiti ovlaštenim radnicima DAR obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.
III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak 7.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Zavoda prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i gubitka, u Odjelu računovodstvenih, administrativnih i tehničkih poslova Zavoda.
1. KONVENCIONALNO GRADIVO
Članak 8.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se odmah, a najkasnije u roku od osam (8) dana nakon njihovog rješavanja, u sređenom stanju, u zaštitne omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze, arhivske mape i slično.
Izuzetno, ako pojedina ustrojbena jedinica Zavoda čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan arhive, voditelj te jedinice obvezan je to gradivo pismeno evidentirati te voditelju Odjela računovodstvenih, administrativnih i tehničkih poslova dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi izravnog upisa u evidenciju te provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.
Voditelj svake ustrojbene jedinice Zavoda odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u okviru poslovanja ustrojbene jedinice.
Svaki radnik u Zavodu odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
Članak 9.
Arhivsko i registraturno gradivo predaje se voditelju svake ustrojbene jedinice Zavoda u sređenom stanju i označeno arhivskim jedinicama.
Na svaku arhivsku jedinicu ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, godina nastanka gradiva, urudžbeni broj, naziv i vrsta gradiva, datum nastanka arhivske jedinice.
Članak 10.
Arhivsko i registraturno gradivo u arhivi se organizira u dokumentacijske zbirke ili cjeline.
Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja, zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti.
Dokumentacijska zbirka ili cjelina može se organizirati u više manjih dokumentacijskih skupina, ako je to uputno zbog količine i raznovrsnosti gradiva koje sadrži ili radi lakšeg čuvanja i zaštite.
Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije koju sadrži.
Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili ako znatnije otežava pronalaženje, korištenje ili rukovanje (zaštitu, vrednovanje, izlučivanje i dr.) dokumentacijom, dokumentacijska se zbirka ili cjelina oblikuje i organizira na način koji uklanja nedostatke i pogreške u izvornoj organizaciji.
Članak 11.
Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu Zavod obavezno vodi popis arhivskog gradiva.
Popis iz stavka 1. ovog članka sadrži podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je zbrika ili cjelina podijeljnja i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini.
Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskog gradiva obuhvaća:
- redni broj,
- oznaka (klasifikacijska oznaka, arhivski ili drugi znak koji jednoznačno identificira cjelinu),
- naziv,
- sadržaj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koju se odnosi),
- medij i vrsta zapisa (podaci u vrsti medija i obliku zapisa dokumentacije u cjelini),
- količina (količina gradiva u cjelini iskazana u broju jedinica – dokumenata, predmeta, dosjea i dr. – koje sadrži te dužnim metrima, veličini zapisa ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici),
- tehničke jedinice (oznake ili raspon oznaka pripadajućih tehničkih jedinica – kutija, registratora i dr.),
- vrijeme nastanka (godina ili raspon godina nastanka gradiva),
- napomene.
Popis arhivskih jedinica (dokumenata, predmeta, dosjea, svezaka i dr.) u dokumentacijskoj skupini vodi se prema sljedećim podacima:
- redni broj,
- oznaka,
- naziv,
- vrsta,
- vrijeme nastanka,
- rok čuvanja,
- tehničke jedinice.
Ako Zavod vodi uredsku ili drugu evidenciju koja sadrži podatke iz stavaka 3. i 4. ovog članka, ta evidencija ili izvadak iz nje može zamijeniti popis iz stavka 1. ovog članka, pod uvjetom da sadrži sve skupine i jedinice dokumentacijske zbirke ili cjeline i da ne sadrži niti jednu skupinu ili jedinicu koja ne pripada zbirci ili cjelini.
Članak 12.
Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan odredbama ovog Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno u ormare u odgovarajućim prostorijama Zavoda.
2. NEKONVENCIONALNO GRADIVO
Članak 13.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju, čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Članak 14.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u dva primjerka, od čega jedan treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Njihova redovna provjera ponovno se obavlja najmanje jednom godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.
Članak 15.
Zavod je dužan nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduje.
Na popisu iz prethodno stavka za svaku dokumentacijsku zbirku ili cjelinu obvezno se navodi: naziv, stvaratelj, vrijeme nastanka gradiva, količina gradiva, medij i vrsta zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska zbirka podijeljena.
Ako Zavod osnuje novu, ukine postojeću dokumentacijsku zbirku ili cjelinu ili gradivo iz jedne pridruži drugoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini, dužan je o tome izvjestiti nadležni arhiv, u roku od petnaest (15) dana od nastanka promjene.
Članak 16.
Zavod dostavlja jednom godišnje nadležnom arhivu popise arhivskog gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
IV. KORIŠTENJE GRADIVA
Članak 17.
Korištenje gradiva odobrava voditelj pojedine ustrojbene jedinice Zavoda u kojoj je gradivo nastalo.
Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili originala.
Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje na temelju odgovarajuće potvrde (reversa) te obveznog upisa u Knjigu posudbe. Voditelj pojedine ustrojbene jedinice Zavoda u kojoj je gradivo nastalo izdaje potvrdu i upisuje posudbu u Knjigu posudbe.
Članak 18.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, obvezna je istog vratiti u roku koji je naznačen u potvrdi.
Potvrda se izdaje u dva primjerka. Jedan primjerak potvrde ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, a drugi primjerak dobiva korisnik gradiva. Nakon korištenja, gradivo se obvezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a potvrde se poništavaju.
Članak 19.
Izdavanje arhivskog i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem pozitivnih propisa Republike Hrvatske imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja, a regulirano je posebnim aktom Zavoda.
Članak 20.
Do kraja svake kalendarske godine voditelj ustrojbene jedinice Zavoda u kojoj je gradivo posuđeno provjerava da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u arhivu.
Ukoliko se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, voditelj ustrojbene jedinice Zavoda u kojoj je gradivo nastalo traži povrat gradiva.
VI. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA
Članak 21.
Postupak odabiranja arhivskog i izlučivanja registraturnog gradiva obavlja se temeljem posebnih propisa kao i temeljem Popisa iz članka 2. stavka 1. ovog Pravilnika.
Članak 22.
Svake kalendarske godine, najkasnije do kraja siječnja tekuće godine, obavlja se postupak odabiranja arhivskog gradiva i izlučivanja onog dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u arhivi pravovremeno oslobodio prostor za novo gradivo.
Članak 23.
Rokovi čuvanja navedeni su u Popisu iz članka 2. stavka 1. ovog Pravilnika.
Članak 24.
Prijedlog za pokretanje postupka izlučivanja gradiva treba sadržavati: naziv vrste gradiva koje će se izlučiti, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu gradiva izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i slično.
Članak 25.
Izlučivanje registraturnog gradiva obavlja Povjerenstvo sastavljeno od tri člana koje imenuje ravnatelj Zavoda.
Članak 26.
Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni radnik DAR.
Članak 27.
Povjerenstvo izrađuje popis gradiva predloženog za izlučivanje, a temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/2002) i posebnog Popisa iz članka 2. ovog Pravilnika.
Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao je rok čuvanja, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i slično).
Popis iz stavka 1. ovog članka potpisuju svi članovi Povjerenstva i dostavljaju ga DAR.
Članak 28.
DAR izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti ili djelomično odnosno u cijelosti odbiti.
Članak 29.
Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnog članka, rvnatelj Zavoda donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnog gradiva.
Gradivo se izlučuje pod nadzorom najmanje jednog člana Povjerenstva te se o postupku uništavanja izlučenog gradiva sastavlja zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se DAR.
Članak 30.
Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
VII. PREDAJA GRADIVA DRŽAVNOM ARHIVU U RIJECI
Članak 31.
Zavod predaje arhivsko gradivo DAR temeljem odredbi pozitivnih propisa Republike Hrvatske.
Javno arhivsko gradivo predaje se DAR u roku koji u pravilu ne može biti dulji od trideset (30) godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Zavod i DAR, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
Arhivsko gradivo Zavoda predaje se tek nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
O predaji arhivskog gradiva Zavoda DAR, sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanog gradiva.
VIII. ODGOVORNE OSOBE ZA ARHIVU
Članak 32.
Voditelj svake ustrojbene jedinice Zavoda odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u okviru poslovanja ustrojbene jedinice.
Svaki radnik u Zavodu odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
Odgovorna osoba za arhivu je svaki pojedini voditelj ustrojbene jedinice Zavoda u kojoj je gradivo nastalo i iz koje se gradivo posuđuje.
Članak 33.
Odgovorna osoba za arhivu obavlja slijedeće poslove:
- sređivanje i popisivanje gradiva,
- osiguranje materijalno – fizičke zaštite gradiva,
- odabiranje arhivskog gradiva,
- sudjelovanje u postupku izlučivanja registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,
- priprema predaje arhivskog gradiva HDA,
- izdavanje gradiva na korištenje i vođenje i/ili upisivanje u Knjige posudbe.
Članak 34.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa, osoba odgovorna za arhivu, obvezna je izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima arhivu.
IX. PROSTOR ARHIVE
Članak 35.
Zavod je obvezan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva.
Pod materijalno – fizičkom zaštitom gradiva podrazumijeva se njegova zaštita od oštećenja, uništenja ili nestanka.
Zaštita iz stavka 2. ovog članka osigurava se:
- obveznim zaključavanjem prostorija Zavoda, odgovarajućih ormara i zatvaranjem prozora,
- redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženog gradiva te prozračivanjem prostorija,
- održavanjem odgovarajuće temperature i vlažnosti,
- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.
Članak 36.
Brigu o uređenju arhive te nadzor nad radom u arhivi provodi neposredno ravnatelj.
X. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 37.
Zavod je obvezan čuvati i održavati arhivsko i registraturno gradivo u skladu s važećim propisima, odredbama ovog Pravilnika i naputcima DAR.
Članak 38.
Zavod će dostaviti zahtjev za izdavanje suglasnosti i primjerak ovog Pravilnika i Popisa iz članka 2. ovog Pravilnika DAR radi ishođenja suglasnosti.
Ovaj Pravilnik i Popis iz članka 2. ovog Pravilnika stupaju na snagu danom ishođenja suglasnosti iz stavka 1. ovog članka.
Članak 39.
Izmjene i dopune ovog Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.
Članak 40.
Za sva pitanja koja nisu obuhvaćena odredbama ovog Pravilnika, primjenjuju se zakonski i podzakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskog i registraturnog gradiva.
Članak 41.
Ovaj Pravilnik i Popis iz članka 2. ovog Pravilnika objavljuju se na oglasnoj ploči Zavoda i stupaju na snagu danom dobivanja suglasnosti DAR.
Ravnatelj, Davor Vukobrat, dr.med., spec. HM
POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA Suglasnost Državnog arhiva u Rijeci
